Могу дать три простых совета

Совет 1. Попросите своего инженера составить полную смету (план) замены компьютерного оборудования, с обязательным указанием мест покупки ПК и оргтехники, ценами, стоимостью обслуживания,скидками, сроками гарантии и расчетом ожидаемой экономии.

Можете провести тендер на поставку компьютеров среди торговых предприятий вашего региона прописав в тендере необходимые вам требования к технической и экономической стороне сделки.

Обязательно просите предоставить в расчетах стоимость владения поставляемой вам компьютерной техники (что бы просчитать расходы на её эксплуатацию и выбрать наиболее выгодный вариант)
Можно произвести такую замену в 2-3 этапа: сначала лучшим сотрудникам , остальным - потом...
Уже на этапе составления плана можно добиться существенного роста производительности труда всего коллектива!

Совет 2. При покупке самым важным параметром является вовсе не абсолютно минимальная цена офисного компьютера,

а соответствие его современным техническим требованиям, наличие гарантии производителя и возможность исполнения этой гарантии. Обратите внимание на постгарантийное обслуживание! Цетко определитесь с обьемом обслуживания по гарантии! Обычно сбои програмного обеспечения гарантией не покрываются!
По моему опыту, многие системные инженеры любят покупать технику в, скажем так, не очень известных фирмах, само существование которых, через 2-3 года, находится под большим вопросом...

Совет 3. Получите гарантии продавца о первичном сопровождении поставленной офисной техники в течение 1-3 месяцев (раньше это называлось «шеф-монтаж»). И дело вовсе не в экономии на доставке. Просто компьютеры и люди должны «притереться» друг к другу и будет лучше, если это оговорить заранее.

 И напоследок, 5 причин почему стоит зайти в ближайшую серьезную компьютерную фирму за компьютерами для вашего офиса а не покупать их непонятно у кого и где лишь бы подешевле!
Все компьютеры крупных сборщиков как наших так и зарубежных собираются промышленным способом с многостадийным контролем качества по международным стандартам ISO-9000/9001.

Крупный проризводитель ведет большую работу по подбору наиболее надежных компонентов, и сотрудничаем только с наиболее известными и надежными производителями в отличии от "Васи" который собирает их на "коленке" из случайно подобраных комплектующих.

Производители Брендов честно исполняют  гарантийные обязательства - все компьютеры поставляются исключительно с  гарантией, включающей бесплатную замену неисправных компонент и сами компоненты.

При этом гарантия имеет надтерриториальный характер, вы можете обслуживать компьютер  в любом из сервисных центров которых у крупных производителей гораздо больше чем у "Васи " с его "коленкой"

причем у большинства брендов они расположены по всей территории России,  и обслуживают компьютеры вне зависимости от места его приобретения. Например www.formoza.ru/

Крупный производитель ведет постоянную работу по обучению персонала для предоставления наиболее квалифицированного сервиса и грамотных консультаций для покупателей и пользователей компьютеров своего бренда.

Технический  персонал готов помочь вам в решении практически любой проблемы, имеющей отношение к компьютерам, включая подбор оптимальных решений, поставку оборудования «под ключ», послепродажное сопровождение, поставку заказных конфигураций и специфического оборудования.

Помните-надежность работы вашего оборудования это стабильность и надежность Вашего бизнеса- от простого ИП до крупного холддинга!

Инструмент Вашего бизнеса должен быть "остро заточен" под ваши задачи- только тогда вы добьетесь долговременного успеха.